Автоматизация процесса подачи и согласования заявления на отпуск через смарт-процессы в Битрикс24
О заказчике
UMETEX — один из крупнейших в России поставщиков медицинского и косметологического оборудования. Компания работает в партнерстве с крупнейшими мировыми производителями оборудования и имеет собственную сервисную службу.
Мы уже давно развиваем портал компании и постоянно решаем все более и более интересные задачи с помощью Битрикс24.
Вот несколько примеров:
-
Автоматизация процесса согласования и оформления командировки с помощью смарт-процессов в Битрикс24;
-
Разработка бизнес-процесса для построения кастомного отчета в Битрикс24;
-
Автоматизация составления и согласования договора с помощью бизнес-процесса в Битрикс24;
-
Внесение данных о больничном в график отсутствия на СМАРТ-процессах в Битрикс24.
Задача проекта
Автоматизировать процесс оформления заявления на отпуск и его согласования, а также занесение отпуска в график отсутствия.
Реализация
Для решения этой задачи мы использовали смарт-процессы.
Вот стадии процесса в канбане
Начинается все с того, что сотрудник создет запрос на отпуск и заполняет поля необходимой информацией. После этого стадия запроса меняется на «Утверждение».
В зависимости от отдела сотрудника, будет определен руководитель, которому будет автоматически поставлена задача с ссылкой на согласование или отклонение отпуска.
Вот так выглядит задача со ссылкой на задание
А вот само задание, где нужно утвердить или отклонить запрос на отпуск
Если заявление отклоняется, его статус меняется на «Доработка», и сотруднику уходит уведомление об отклонении с комментарием руководителя. После исправления, стадия меняется обратно на «Утверждение».
Если руководитель отпуск утвердил, то стадия меняется на «Подтверждение HR», и HR должен проверить и подтвердить отпуск. Для этого ему также ставится задача с ссылкой на задание.
Если HR отклонил заявление, статус меняется на «Доработка», и сотруднику уходит уведомление об отклонении с комментарием HR. После исправления стадия элемента меняется на «Утверждение».
Если HR утвердил отпуск, он также должен заполнить дату окончания отпуска сотрудника. Стадия элемента меняется на «Оформление», и отдел кадров должен оформить отпуск. Для этого ему ставится задача.
После выполнения задачи, стадия элемента изменится на «Уведомление», где происходит занесение отпуска в график отсутствия в Битрикс24, а также все сотрудники будут уведомлены сообщением в новостях (живой ленте) и письмом на общую электронную почту.
После этого элемент будет ожидать даты завершения отпуска, и в первый рабочий день сотрудника стадия элемента изменится на «успешно завершенный».
