Внесение данных о больничном в график отсутствия на СМАРТ-процессах в Битрикс24
О заказчике
UMETEX — один из крупнейших в России поставщиков медицинского и косметологического оборудования. Компания работает в партнерстве с крупнейшими мировыми производителями оборудования и имеет собственную сервисную службу.
Мы уже давно развиваем портал компании и постоянно решаем все более и более интересные задачи с помощью Битрикс24.
Вот несколько примеров:
Задача проекта
Битрикс24 имеет функционал, позволяющий отмечать отсутствие сотрудника, выбирать причину и сроки – это график отсутствий в разделе «Компания» во «Время и Отчеты». Минус данного функционала оказался в том, что сотрудник не имеющий прав администратора не может вносить туда отсутствия, только через календарь. Сотрудники компании Юметекс попробовали, и это оказалось для них неудобным. Требуется слишком много действий для добавления отсутствия по больничному, к тому же других сотрудников таким образом не уведомить.
В итоге задача для нас была такой: создать простой и удобный процесс по внесению информации по больничным и отсутствиям в Битрикс24.
Реализация
Вот так выглядит график отсутствий:
Для решения задачи мы решили использовать СМАРТ-процессы
Начнем со стадий созданного СМАРТ-процесса, вот они:
Карточка создания отсутствия выглядит следующим образом:
Можно создавать отсутствие за себя или за другого сотрудника, выбрав нужного в поле «Кто на больничном?»
Поле «Может принимать лиды?» с выбором Да или Нет нужно из-за специфики работы заказчика. Процесс устроен таким образом, что некоторые сотрудники, отсутствуя, могут принимать и обрабатывать лиды, поэтому запрашиваем информацию об этом.
Для даты Начала и Завершения используем стандартные поля, предложенные Битриксом, так как по ним в режиме просмотра больничных списком можно осуществить сортировку.
Возможных видов отсутствия заказчик указал три:
Если выбран вариант «Другое», запрашивается комментарий с пояснениями:
После сохранения информации карточка автоматически меняет стадию на «Внесение в график отсутствий». В ней настроен бизнес-процесс, отображающий отсутствие в графике, а также отправляющий сообщение на общую электронную почту и в живую ленту (новости) компании. После оповещения наступает пауза, длящаяся до завершения отсутствия, и в первый рабочий день сотрудника карточка элемента переносится в успешный статус «Реестр отсутствий».
Если вдруг случается, что отсутствие требует продления, то стадию элемента необходимо вручную сменить на «Корректировка».
В этой стадии автоматически создается задача с заданием, в котором дата завершения может быть изменена.
Ставим новую дату завершения, в комментарии даем пояснение о причине переноса и сохраняем изменения.
После сохранения элемент возвращается в стадию «Внесение в график отсутствий» и следует уже описанному механизму работы.
В итоге решены все задачи:
-
В графике отсутствий отображается вся информация.
-
Сотрудники оповещены о больничном коллеги.
-
Есть возможность создавать отсутствие за другого сотрудника.
-
Функционал удобен в использовании и не требует лишних действий.
-
Побочным результатом стал реестр отсутствий с удобным фильтром поиска и вариантами отображения.
Вот так реестр отсутствий выглядит в режиме канбана:
А вот так в режиме списка
