Реализация

Для процедуры формирования договора мы решили создать отдельную воронку в Сделках, чтобы не усложнять уже имеющиеся воронки по направлениям продаж.

Перенос Сделки в воронку формирования договора происходит автоматически, когда сделка попадает в соответствующую стадию в своей основной воронке.

Когда сделка попадает в воронку Договор, в ней автоматически формируется задача с подробной инструкцией по созданию договора, а также проставляются ответственные из каждого отдела, которые и будут согласовывать договор.

Для создания договора нужно запустить бизнес-процесс вручную. Это сделано для того, чтобы менеджер перед созданием договора мог проверить всю информацию по сделке. Например, прикрепленные к сделке товары, правильность выбора ответственных и т.д.

После того, как менеджер запускает бизнес-процесс, ссылка на задание бизнес-процесса выводится прямо в карточку сделки. Это сделано для удобства и ускорения работы.

Задание запрашивает всю информацию, необходимую для формирования договора.

Дополнительно в бизнес-процессе мы настроили проверку на заполненность реквизитов в карточке компании клиента. Если какой-то из указанных реквизитов не заполнен, бизнес-процесс остановится, а менеджер получит уведомление с указанием конкретного реквизита, который нужно заполнить. Данная проверка облегчила жизнь сотрудников, которые будут согласовывать договор. Это позволяет защитить процесс от влияния человеческого фактора и сильно экономит время сотрудников.

Если все реквизиты заполнены, то договор сформируется и прикрепится в поле сделки, а сама сделка сменит стадию на «Согласование у бэк-офиса». В этой стадии сотруднику бэк-офиса создается задача с ссылкой на задание по согласованию договора.

Почему создается именно задача? Потому что в этом случае есть возможность задавать крайний срок и следить за выполнением. Сотрудники компании UMETEX строго следят за сроками задач, поэтому данный способ оказался самым эффективным.

Вот так выглядит задача с ссылкой на задание по согласованию договора.

Далее сотруднику бэк-офиса требуется выполнить задание по согласованию. При необходимости он может самостоятельно внести правки и приложить измененный документ. В зависимости от результата согласования стадия сделки будет изменена. В случае, если документ согласован сделка перейдет в следующую стадию для согласования договора другим отделом, в случае возврата менеджеру – вернется в первую стадию с соответствующими уведомлениями и задачей менеджеру на исправление документа.

Вот так выглядит задача менеджеру на исправление отклоненного договора.

Аналогично согласовывают договор и другие отделы. Каждый из отделов может согласовать договор и пустить его дальше, либо внести свои правки и прикрепить измененный файл.

В отдельном разделе будет лежать финальная версия договора. Это тот документ, который согласовал последний финансовый отдел. Менеджер имеет доступ только к этому полю, чтобы избежать преждевременной отправки клиенту несогласованного договора.

Все документы, которые были загружены в процессе согласований, также будут отображены в сделке, но с ограничением доступа у некоторых сотрудников.

После всех согласований сделка меняет направление на то, из которого она была перенесена в воронку «договор».

Всего один автоматизированный процесс:

• Экономит время менеджера на создание договора (менеджер просто отвечает на вопросы, а договор формируется автоматически по нужному шаблону).

• Проверяет заполненность реквизитов клиента и страхует от ошибок при составлении договора. Согласующему сотруднику не придет документ без реквизитов, а менеджеру не придется формировать договор заново из-за отсутствующих реквизитов.

• Позволяет легко отследить в каком отделе находится/согласовывается документ. Для этого есть удобный канбан.

• Помогает сотрудникам правильно работать с договором с помощью задач и комментариев в сделке.

• Защищает от преждевременной отправки договора клиенту, давая менеджеру доступ только в ту версию договора, которую согласовали все отделы.