Проектное управление в Pyrus: полный гайд по настройке

Pyrus чаще всего воспринимают как замену почте и чатам для рабочих задач. Поставил задачу, назначил исполнителя, получил ответ. Когда задач двадцать в день, в проекте три отдела, а сроки горят — раздача поручений перестает работать.

В Pyrus есть инструменты под проекты: доски со статусами, сценарии автоматизации, папки для группировки, чек-листы, подзадачи, бренд-формы для приёма заявок. Ниже — настройка каждого элемента.

Материал подходит для Pyrus Web и Mobile (часть настроек — только через веб-интерфейс). Тарифные ограничения указаны.

Инструменты Pyrus для проектного управления

Проектное управление в Pyrus строится на пяти элементах:

• Папки — группируют задачи по проектам. Один проект = одна папка. Внутри — вложенные папки для этапов.
• Доски — визуальное представление задач в статусах. Колонки «Открыта», «В работе», «На проверке», «Выполнена». Задача перетаскивается, статус меняется автоматически.
• Сценарии — автоматические действия по правилу «событие → действие». Без кода.
• Формы (бренд-формы) — шаблоны для входящих задач от внешних людей.
• Чек-листы и подзадачи — декомпозиция крупной задачи на шаги.

Ограничение: сценарии и бренд-формы — с тарифа Business. Папки и доски — во всех тарифах.

Структура проектов — папки, входящие, бренд-формы

Без структуры задачи валятся в общий список, поэтому давайте разберем, как они структурируются в Pyrus.

Создание папки проекта

Pyrus Web → «Задачи» → слева «+» → «Создать папку». Имя — «Сайт 2026: редизайн». Внутри — вложенные папки этапов. Участники настраиваются в свойствах: если сотрудник не добавлен — не видит содержимое.

Входящие

Задача, назначенная сотруднику, попадает в его «Входящие». Чтобы отделить заявки проекта от текучки — создайте подпапку внутри папки проекта и настройте автоматическое правило в свойствах папки. Задачи с меткой «Дизайн-заявка» попадают туда автоматически.

Бренд-форма для внешних заявок

Настройки Pyrus → «Бренд-формы» → «Создать форму». Поля: «Название задачи», «Описание», «Срок», «Приоритет», «Файлы». После заполнения форма создаёт задачу в указанной папке. Исполнитель назначается автоматически.

Доступно с тарифа Business. На Free и Start — только от пользователей Pyrus.

При использовании правильно настроенной структуры проектов каждая заявка попадает в нужную папку, а не теряется в общем списке.

Доски и статусы задач

Когда в папке больше десяти задач, список перестает быть наглядным.

Включение доски

Папка проекта → правый верхний угол → переключатель «Список / Доска». Стандартные колонки: «Открыта», «В работе», «На проверке», «Выполнена», «Закрыта». Колонки добавляются и переименовываются через «Настроить колонки».

Настройка статусов

Задача → поле «Статус» → «Добавить статус». Название, цвет. Статус привязан к типу задачи — появится у всех задач этого типа.

Перемещение по доске

Перетащите карточку в другую колонку — статус меняется автоматически.

На Mobile доска отображается списком со значками, переключение — только в вебе.

По итогу руководитель видит доску и за секунду определяет, какие задачи в работе, какие зависли.

Автоматизация сценариями

Когда задач двадцать, ручное проставление статусов отнимает час в день. Сценарий работает по правилу «если событие — то действие».

Где настраивать

Pyrus Web → раздел «Сценарии» (левое меню, подраздел Настроек). Или задача → кнопка «Сценарии» → «Создать сценарий для этой задачи».

Триггеры:

• Статус изменён
• Срок наступил (или истекает через N дней)
• Добавлен исполнитель
• Добавлен комментарий
• Изменено поле

Действия:

• Изменить статус
• Назначить исполнителя
• Уведомить (push / e-mail)
• Создать задачу (например, на согласование)
• Установить срок
• Добавить комментарий

Пример 1. Уведомление о готовности

Триггер: статус изменён на «На проверке» → уведомить руководителя → текст: «Задача {Название} готова к проверке».

Пример 2. Согласование релиза

Триггер: статус «Готово к релизу» → создать задачу в папке «Согласование» → исполнитель — руководитель отдела → срок: +1 день.

Пример 3. Контроль просрочки

Триггер: срок наступил → статус не «Выполнена» → статус «Просрочено» → уведомить руководителя.

Сценарии — с тарифа Business. На Start и Free — только ручное управление.

Чек-листы и подзадачи

«Разработать лендинг» — 15-20 действий. Pyrus дает два инструмента декомпозиции.

Чек-листы

Задача → внизу карточки → «Чек-лист». Пункты с чекбоксами. Прогресс в процентах — в карточке задачи. Пункт можно назначить на сотрудника.

Подзадачи

Если пункт требует отдельного обсуждения — кнопка «Подзадача» в карточке. Свой статус, срок, исполнитель, комментарии. Отображается в папке с иконкой-стрелкой к родителю.

Когда что использовать:

• Чек-лист — шаги одного исполнителя
• Подзадача — шаг с отдельным исполнителем и своим дедлайном

Контроль и отчетность

Фильтры в папке

Строка фильтра над списком задач. Комбинации: исполнитель + статус, срок + приоритет, метка + папка. Фильтр сохраняется через звёздочку — появляется в быстром доступе.

Поиск

Строка поиска в шапке Pyrus — ищет по названиям, комментариям, файлам.

Статистика

Настройки → «Статистика» (Business и выше). Графики: создано / выполнено за период, среднее время выполнения, просрочки, нагрузка на сотрудников. Экспорт в Excel.

На Start и Free — только фильтрация по папке.

Частые ошибки

Ошибка 1. Все задачи в одной папке

Через месяц в папке «Все задачи» сотни записей. Доска и сценарии бесполезны.

Решение: на каждый проект — отдельная папка. Завал разбирается массовым перемещением: отметить задачи → «Переместить в папку».

Ошибка 2. Статусы не настроены

Задача в ожидании ответа висит в «В работе» — неправда. Руководитель не видит реальной картины.

Решение: минимум: «Открыта» → «В работе» → «На проверке» → «На доработке» → «Выполнена». Для согласований — «Ждёт ответа».

Ошибка 3. Нет декомпозиции

Задача «Сделать отчёт» висит день. Исполнитель собирал данные, а отчёт не начат.

Решение: чек-лист: (1) запросить данные, (2) сводная таблица, (3) презентация. Если пункт 1 требует бухгалтера — подзадача.

Ошибка 4. Нет сценариев

Руководитель каждый день пишет «Почему не готово?».

Решение: три сценария для старта — контроль просрочки, уведомление при смене статуса, автоназначение исполнителя.

Ошибка 5. Доска есть, статусы не двигают

Задачи висят в «Открыта» неделями.

Решение: сценарий-напоминание (3 дня без изменений) + регламент команды.

Эти пять ошибок покрывают 80% проблем при старте проектного управления в Pyrus.

Заключение

Проектное управление в Pyrus требует трёх часов первичной настройки: папки, доска, статусы, 3-4 сценария. Текущее сопровождение — 10-15 минут в день.

Чек-лист запуска за день:

1. Создать папку под пилотный проект с вложенными папками этапов
2. Настроить доску с колонками
3. Добавить кастомные статусы — «Ждёт ответа», «На доработке»
4. Настроить бренд-форму для внешних заявок (если нужно)
5. Создать три сценария: уведомление при смене статуса, контроль просрочки, автоназначение исполнителя
6. Использовать чек-листы и подзадачи в крупных задачах
7. Сохранить фильтры в быстром доступе

После пилота — масштабируйте на остальные проекты. Архитектура переносится без изменений.

Нужна помощь с настройкой Pyrus под ваши проекты? Мы внедряем Pyrus — от структуры до автоматизации и обучения команды. Обращайтесь, проконсультируем.