назад
Как сделать интеграцию Битрикс24 с почтой - пошаговое руководство
Представьте: ваш менеджер ищет срочное письмо от клиента. Тот вот-вот перезвонит, а в почтовом ящике — хаос из писем, ответов и спама. Звонок раздается, а нужное письмо так и не найдено. Знакомый сценарий?
Вся проблема в том, что почта живет своей жизнью, а CRM — своей. Мы постоянно переключаемся между вкладками, теряем контекст и тратим уйму времени на рутину.
Но есть способ навести идеальный порядок. Интеграция почты с Битрикс24 — это не просто галочка в настройках. Это тот самый мост между хаосом и системой. После настройки все письма вашего отдела автоматически «прилипают» к карточкам нужных клиентов в CRM, входящие письма создают задачи, а исходящие — сохраняются в историю сделки.
И самое главное — это не магия, доступная лишь IT-специалистам. Подключить и настроить все это можно самостоятельно всего за 15-20 минут. Готовы перестать терять письма и начать работать эффективнее? Тогда поехали!
Что вы получите после интеграции?
Вы только представьте: больше не нужно лихорадочно копировать текст письма, чтобы вставить его в карточку сделки или комментарий к задаче. Интеграция Битрикс24 с почтой делает эту рутину историей. Давайте разберем по полочкам, какие «плюшки» вы получите сразу после настройки.
Вся история переписки — в один клик
Каждое входящее и исходящее письмо автоматически прикрепляется к карточке контакта или компании. Менеджеру больше не нужно вручную искать, что же там клиенту обещали полгода назад. Открыл карточку — и вся история коммуникаций как на ладони.
Пишем письма, не покидая Битрикс24
Забудьте о постоянном переключении между почтовым клиентом и браузером. Ответить клиенту можно прямо из интерфейса CRM. Просто нажимаете «Написать письмо» в карточке контакта — и все готово. Это экономит уйму времени и нервов.
Письмо = задача. В один клик
Получили важное письмо? Не нужно копировать ссылку, создавать задачу и вставлять ее туда. Достаточно нажать на значок «Создать задачу» прямо в письме — и поручение уже у вас или коллеги, с прикрепленным исходным письмом и дедлайном.
Ничего не теряется. Совсем
Отправили коммерческое предложение? Битрикс24 автоматически зафиксирует это исходящее письмо и свяжет его с нужной сделкой. Теперь вы всегда можете доказать, что и когда отправили клиенту.
Командная работа без секретов
Когда вся переписка ведется через CRM, любой менеджер (с нужными правами) может быстро вникнуть в историю общения с клиентом. Это особенно спасает, когда ваш коллега внезапно ушел в отпуск или на больничный.
Шаг 1: Находим настройки в Битрикс24
Отлично, с преимуществами разобрались! Теперь давайте перейдем к практике. Ничего сложного здесь нет — мы просто будем заходить в нужные разделы и нажимать на правильные кнопки.
Первым делом заходим в ваш Битрикс24. В левом главном меню находим пункт «Почта». Можно использовать поиск по порталу. Смело нажимайте на него.
Перед вами откроется центр управления всей почтой. Здесь можно переключаться между разными почтовыми ящиками. Нам нужно выбрать «Подключить новый».
Шаг 2: Выбираем своего «почтового провайдера» и вводим данные
Теперь самое интересное — выбираем вашего почтового провайдера из списка. Битрикс24 поддерживает всех популярных провайдеров: Яндекс.Почту, Gmail, Mail.ru, Outlook и другие. Давайте разберем самые частые случаи.
Если вы используете Яндекс.Почту или Gmail, процесс будет почти идентичным. После выбора соответствующего значка перед вами откроется форма для ввода данных. Здесь есть два варианта авторизации.
Можно подключить почтовый ящик к Битрикс24 по логину и паролю, которые вы используете для входа в почту. В этом случае Битрикс24 получит доступ ко всем данным вашего почтового ящика.
Второй вариант это использование пароля приложения — специальный пароль, с помощью которого Битрикс24 получит доступ только к письмам в почтовом ящике, но не к другой информации.
Как его получить? Зависит от провайдера почты, которого вы используете. Вот ссылки на инструкции для генерации пароля приложения:
Обязательно обратите внимание на настройки подключения ниже:
-
«Синхронизировать письма с CRM».
-
Какую сущность CRM создавать при получении письма нового адреса.
-
Какую сущность CRM создавать при отправке исходящего письма на новый email-адрес.
Система спросит у вас, кто будет иметь доступ к этому ящику: только вы или кто-то еще из коллег.
Личный ящик — это ваша личная рабочая почта (например, ivanov@company.ru). Письма, которые приходят на нее, будут видны в основном вам.
Общий ящик (например, info@company.ru или sale@company.ru) — это почта для отдела. Ее письма смогут видеть и обрабатывать все сотрудники, у которых есть на это права.
Шаг 3: Пробуем в работе! Пишем первое письмо из Битрикс24
Отлично, ваш ящик подключен! Самое время протестировать новый рабочий инструмент на практике. Давайте напишем первое письмо прямо из Битрикс24 — это проще, чем кажется.
Для этого откройте карточку любого контакта или компании в CRM. Справа, над историей, вы сразу увидите кнопку «Написать письмо». Смело нажимайте!
В открывшейся форме в поле «Кому» начинайте вводить имя или email адресата. Система автоматически предложит вам выбрать существующий контакт из базы. А если клиента еще нет в CRM — просто введите email и нажмите «Enter», чтобы создать новый контакт «на лету».
Хотите прикрепить коммерческое предложение? Нажмите на значок скрепки. Вам будет доступна как загрузка файла с компьютера, так — что гораздо удобнее — выбор из уже загруженных в Битрикс24 документов. Ваше КП из «Моего диска» будет прикреплено в два клика.
Самое приятное: после отправки это исходящее письмо автоматически сохранится в карточке клиента. Теперь вся переписка собрана в одном месте, и история коммуникаций никогда не потеряется. Попробуйте — это того стоит!
Вот и все! Всего за несколько простых шагов мы с вами превратили разрозненные инструменты в единую рабочую экосистему. Мы не просто подключили ящик — мы построили четкую систему, где каждое письмо находит свое место и запускает нужные процессы.
Теперь рабочий день менеджера выглядит иначе. Все письма — в карточках клиентов, о каждом контакте известна вся история, а задачи на обработку входящих заявок ставятся сами собой. Хаос побежден, продуктивность выросла в разы!
Если на каком-то этапе возникли сложности — не стесняйтесь спросить. Я с радостью поможем разобраться.
И помните: это только начало. Когда вы освоите базовую интеграцию почты с Битрикс24, можно будет говорить о подключении телефонии, чат-ботов и других крутых инструментов, которые делают бизнес по-настоящему автоматизированным.
