Как пользоваться проектами в Битрикс24: создание и управление задачами

Помните те времена, когда управление задачами напоминало дикий запад? Десятки и сотни писем с темой "Срочно!!", чаты, где договоренности тонули за минуты, и вечные вопросы друг другу о том, как идет работа по проекту, как прошел созвон с клиентом и что решили на последней планерке?

Проблемы типичные: "Кто что делает?" (непонятно), "Где актуальный бриф/файл/комментарий?" (ищем полдня), "Почему мы снова не успеваем?" (дедлайны горят). Хаос. Стресс. Потеря эффективности.

Спасти от всех этих неприятностей с легкостью может модуль "Задачи и Проекты в Битрикс24". Это не просто "список дел", а настоящий центральный штаб для командной работы, где все прозрачно, структурировано и под контролем.

В этом гайде мы расскажем вам как создать задачу в Битрикс24 так, чтобы ее точно поняли и выполнили. Разберем не только азы, но и мощные фишки вроде шаблонов задач и автоматизации, которые сэкономят вам кучу нервов и времени. Практично, без воды, с примерами из жизни.

Что ждет впереди? Создаем проекты (наш фундамент!), ставим задачи четко (никаких "Сделай что-нибудь!"), разбираем все поля в задачах Битрикс24 (от исполнителя до чек-листов), учимся управлять потоком задач и включаем "автопилот". Поехали!

Проекты в Битрикс24: Ваш Фундамент для Порядка и Командной Работы

Итак, с хаосом разобрались. Теперь – к созиданию! Проекты в Битрикс24 – это не просто папки для задач. Это ваше основное рабочее пространство, где все участники видят общую картину, цели и свой вклад. Представьте стройплощадку: без четкого плана и разметки – это куча стройматериалов и толпа людей, не понимающих, что делать. Проект в Битрикс24 – это и есть ваш детальный план и разметка для слаженной работы коллектива.

Зачем они реально нужны? Если не использовать возможности проектов в Битрикс24, то будет путаница: задачи по одному клиенту будут висеть в общем списке. Где итоговое решение? Кто видел последний комментарий? В проекте же все обсуждения, файлы и задачи сотрудников в Битрикс24 по этой цели живут в одном месте. Прозрачность – наше все!

Как создать проект в Битрикс24?

Жмем "Создать" в разделе "Проекты".

Выбираем тип: Проект, Коллаба или Группа. Нам нужен проект, именно он поможет организовать работу команды лучше всего.

 

Даем четкое название, которое сразу даст понять, что это за проект.

 

Заполняем описание проекта, выбираем аватар, тему оформления. По клику на «Расширенные настройки» откроется список дополнительных настроек: сроки проекта, теги для поиска и список функций для подключения.

 

Настраиваем права доступа.

 

Добавляем участников.

 

Создали проект? Отлично! Теперь самое время наполнить его жизнью – задачами. Давайте разберем, как поставить задачу в Битрикс24 правильно, чтобы ее сразу поняли и выполнили без лишних вопросов.

Ставим задачу четко: как создать задачу в Битрикс24, которую поймут

Поставить задачу в Битрикс24 – дело пары кликов, но оформлять задачу нужно правильно. Задача вида "Доработать отчет" или "Разобраться с тем письмом" – гарантированно вызовет лавину уточняющих вопросов и задержек.

Где найти волшебную кнопку "Создать задачу"? Вариантов несколько, выбирайте удобный:

• Прямо в проекте: Нажмите "+ Создать" внутри нужного проекта – и она сразу привяжется к нему. Идеально для структурированной работы!
   

• В общем списке задач: Кнопка "+ Создать" вверху. Подходит для срочных или не связанных с проектами поручений, хотя при создании задачи можно привязать ее к нужному проекту.
   

• Из письма в Почте Битрикс24, а также из Лида, Сделки и других сущностей CRM.

Главный секрет хорошей задачи — грамотное название! Первое, что видит исполнитель. Как создать задачу в Битрикс24, которая не потребует допросов? Сформулируйте название как конкретный результат. Сравните:

• Плохо: "Отчет по продажам" (Что с ним? Проверить? Дописать? Исправить?)

• Отлично: "Доработать график в Отчете по продажам за Июнь 2024 по шаблону X до 15.07" или "Проверить расчеты в Отчете по продажам за Июнь 2024 до 12:00 10.07".

Видите разницу? Во втором случае сразу ясно: что сделать, над чем и когда. Экономия времени – колоссальная! Со временем вы в любом случае научитесь ставить задачи так, чтобы они вызывали минимум вопросов у исполнителя, но лучше сделать это как можно раньше.

Чтобы быстро поставить задачу в Битрикс24, используйте "Быструю задачу". По умолчания Битрикс24 предлагает создать именно такую задачу, в ней достаточно ввести название, выбрать исполнителя и срок. Остальные поля можно заполнить позже или прямо в обсуждении задачи. Удобно для оперативных поручений!

Задача создана, исполнитель назначен – казалось бы, можно выдохнуть? Не совсем. Чтобы минимизировать вопросы и гарантировать результат, заполнение полей задачи в Битрикс24 – ваш следующий обязательный шаг. Давайте разберем каждое ключевое поле, без которого задача рискует "зависнуть".

Поля в Задачах Битрикс24: ваш инструмент для идеального исполнения

Создали задачу с четким названием? Теперь заполняем поля в задачах Битрикс24 – это ваша страховка от недопонимания и гарантия, что работа будет сделана правильно и в срок.

Описание: Самое важное поле после названия! Сюда – ТЗ, ссылки на файлы/письма, контекст, примеры. Используйте форматирование (жирный, списки, цитаты) – это делает текст удобным для восприятия. "Сделай красиво" – не прокатит. Опишите как именно.

Исполнитель: Главное правило – один ответственный! Назначение задачи "всем отделом" – верный путь к "коллективной безответственности". Выберите конкретного человека. Он получит уведомление и будет знать, что результат зависит от него. Если задача предназначена для нескольких сотрудников, выберите одного, отвечающего за результат, а остальных исполнителей добавьте в виде соисполнителей.

Наблюдатели: Добавляйте тех, кому важен ход работы (руководитель, смежный отдел). Но не переусердствуйте! Лучше добавлять наблюдателей по мере необходимости, чем сразу пару десятков человек.

Сроки (Дедлайн): Не оставляйте это поле пустым! Ставьте реалистичную дату и время. А еще – включайте напоминания. Это спасет от фразы "Ой, я забыл(а)!". Автоматические напоминания Битрикс24 – ваш тихий помощник. В настройках крайнего срока можно добавить дополнительные условия, например, зависимость крайнего срока основной задачи от ее подзадач.

Учет времени: Контролируйте затраты времени на выполнение задачи. Если есть конкретные ограничения на задачу, можете сразу указать их, чтобы исполнитель знал, сколько времени он может потратить.

Приоритет: Высокий, Средний, Низкий. Помогает исполнителю расставить акценты в потоке задач сотрудников в Битрикс24. Полезная функция для больших проектов и компаний, где всегда есть поток задач, которым нужно управлять, исходя из срочности.

Чек-листы: Ваш лучший друг для больших задач! Например, есть задача "Подготовить ежемесячный отчет", для нее можно создать такой чек-лист:

• Собрать данные из CRM,

• Сформировать графики,

• Написать аналитику,

• Согласовать с руководителем.

Прогресс по задаче виден сразу, да и исполнителю приятно видеть, как постепенно большая задача приближается к финалу.

Подзадачи: Нужны для сложных, многоэтапных поручений, где каждый этап – мини-задача со своим исполнителем и сроком (например, "Разработка нового модуля сайта").

CRM: Привязка задачи к конкретному клиенту. Помогает при поиске задач, а также дает понимание, что и какому клиенту делали.

Зависимости: "Не могу начать, пока не готова задача №123". Настройте связь – система предупредит, когда можно стартовать. Идеально для последовательных процессов.

Теги: [#Контент], [#Срочно], [#Клиент_Иванов]. Создайте свою систему тегов – и мгновенно находите все задачи по нужной теме или проекту.

Комментарии и История: Все обсуждения – строго здесь! Больше никаких "Мы в телеграме договорились сделать иначе". История изменений покажет весь путь задачи, а комментарии помогут следить за ходом обсуждений и решений. Прозрачность 100%.

Заполнили эти поля? Поздравляем, вы только что создали задачу, которую действительно поймут и выполнят! Но как не утонуть в потоке поручений? Дальше – об управлении задачами в Битрикс24.

Управление Задачами в Битрикс24: как видеть все и не утонуть в потоке

Задачи созданы, поля заполнены – теперь главное: держать руку на пульсе. Контроль задач сотрудников в Битрикс24 без правильных инструментов превращается в кошмар. Спасают фильтры и сортировка.

Настраивайте фильтры под свои нужды:

• По проекту (чтобы видеть только задачи по "Запуску сайта КлиентХ")

• По исполнителю (все задачи менеджера Саши)

• По сроку ("Просроченные", "На этой неделе")

• По тегу ([#Срочно], [#Клиент_Петров])

• По статусу ("В работе", "Ждет контроля")

Сохраняйте часто используемые фильтры – и включайте их одним кликом. Также можно фильтровать задачи по пользовательским полям.

Представления задач – выбирайте вид, который удобен сейчас

В Битрикс24 на выбор есть несколько видов представления задач. Каждый из них удобен в разных ситуациях.

Список: Классика. Видим все детали (исполнитель, срок, статус и т.д.) Все задачи собраны с одном месте, как в таблице.

Канбан (Доска): Визуализация этапов ("To Do", "В работе", "Готово"). Идеално для контроля прогресса по проекту или отделу.

Календарь: Планируем нагрузку на дни/недели. Сразу видно перегрузку сотрудника и особо загруженные дни.

Диаграмма Ганта: Для проектов с жесткими сроками и зависимостями. Показывает, как сдвиг одной задачи влияет на другие.

Статусы задач – как сигналы светофора

Настройте их в настройках задач в Битрикс24 под ваш реальный рабочий процесс. Стандартные "Новая", "В работе", "Ждет контроля", "Выполнена" – часто недостаточны. Вы можете построить такую систему статусов, которая будет максимально точно отражать ваши процессы.

Статус сам говорит, что происходит. Больше нет необходимости собираться, чтобы рассказать, на каком этапе та или инач задача, все видно в Битрикс24!

Массовые действия – ваша суперсила для экономии времени

Если нужно внести изменения в большое количество задач, можно делать это по одной задаче... И потерять полдня на это. А можно выделить десяток задач (например, по одному проекту или исполнителю) и одним махом:

• Перенести сроки (например, +2 дня из-за форс-мажора)

• Сменить статус (например, "В работу" -> "Ждет контроля")

• Переназначить исполнителя (если сотрудник ушел в отпуск)

Так можно сэкономить огромное количество времени.

Кажется, что все под контролем? Отлично! Но можно пойти дальше и значительно сократить рутину. Дальше – о шаблонах задач и автоматизации, вашем "автопилоте" в Битрикс24.

Шаблоны задач: включаем "автопилот" для рутины

Если каждый раз создавать задачу в Битрикс24 для однотипных действий вручную – это съедает кучу времени. Решение – шаблон задачи в Битрикс24 и умная автоматизация.

Создать шаблон задачи – проще простого:

В верхнем меню в модуле Задачи и Проекты нажмите «Еще» и в выпадающем списке выберите «Шаблоны», после этого кликайте «+Создать».

Заполните шаблон: Задайте фиксированные параметры, которые повторяются каждый раз, например:

• Исполнитель: Менеджер по работе с клиентами (или конкретный человек)

• Чек-лист: [ ] Позвонить клиенту в течение 15 мин, [ ] Заполнить карточку в CRM, [ ] Отправить коммерческое предложение

• Описание: Стандартный текст с приветствием и ссылкой на инструкцию

• Теги: [#Входящая_заявка], [#Срочно]

• Сохраните шаблон под понятным именем, например, "Шаблон: Обработка входящей заявки".

Теперь, когда приходит новая заявка, вам достаточно выбрать этот шаблон, немного подправить (например, вписать имя клиента) – и задача готова! Экономия – минуты на каждую задачу, которые за месяц превращаются в часы.

Итог: от хаоса к системе – ваш путь с Битрикс24

Проекты в Битрикс24 – это ваш фундамент и фокус, место, где живет общая цель. Вместо утренней паники и планерок, тонны уточняющих сообщений, сорванных дедлайнов и бесконечных поисков информации с помощью Битрикс24 можно получить меньше хаоса и стресса, больше прозрачности (кто, что и когда делает), предсказуемости сроков и, главное, выполненных задач.

Проверить прогресс по любому проекту? 30 секунд – и вся картина перед глазами. Цена – грамотная настройка и привычка работать в системе.

Самое время начать! Не пытайтесь внедрить все и сразу. Начните прямо сейчас.

Создайте свою первую задачу в Битрикс24 по этому гайду – прямо сейчас! Поставьте ее коллеге или себе. Используйте четкое название и заполните ключевые поля.

Организуйте один небольшой реальный проект (например, "Подготовка к выставке X" или "Запуск рассылки Y"). Добавьте участников, поставьте несколько задач.

Пробуйте, оптимизируйте, внедряйте постепенно. Пусть ваша команда почувствует пользу шаг за шагом.

А когда захотите автоматизировать постановку задач и работу с проектами, обращайтесь к нам. Мы помогаем решать такие задачи и внедряем Битрикс24 в компании с разными бизнес-процессами.