Реализация

На первом этапе мы создали облачный портал Битрикс24 и провели базовую настройку: создали структуру компании, добавили на портал сотрудников, настроили права сотрудников для работы с порталом. Затем настроили этапы воронки лидов и продаж. Привели к единому стандарту карточки лидов, сделок, контактов и компаний. Настроили обязательные поля в лидах, сделках, контактах и компаниях согласно необходимости заполнения на различных стадиях (для лидов и сделок).

На втором этапе была создана регулярная задача на создание отчета с циклом повторения раз в неделю и вложенным для заполнения файлом. В воронке лидов на стадии «Не обработан» и «Качественный лид» добавлены роботы. На стадии «Не обработан» робот отправляет руководителю менеджера уведомление о том, что лид находится на первой стадии уже больше 24 часов.

На стадии «Качественный лид» робот изменяет название компании, подставляя данные из пользовательского поля «Название компании» из лида.

В воронке сделок необходимо было настроить отработку уведомлений сотрудниками сервиса за 24 и 3 часа до начала запуска техники. Поле бронирования «Запуск техники» стало обязательным. Из-за особенностей настройки был сделан робот, который отправляет уведомление сотруднику о том, что поле не заполнено, а второй робот переносит сделку на предыдущую стадию.

Затем мы настроили уведомления о запуске техники. На каждой стадии размещены роботы, которые отправляют уведомления сотрудникам, указанным при бронировании ресурсов за 24 часа и 3 часа до начала работ по запуску техники. На первой стадии для обновления роботов добавлен триггер, который отслеживает изменение поля бронирования и возвращает сделку на первую стадию. Это нужно для обновления роботов, иначе может сложиться такая ситуация, когда сделка пришла на стадию, далее заполнено поле бронирования, а сделка не меняет стадию. В таком случае уведомление уже не придёт.

Для возврата сделки на нужную стадию на каждом этапе роботом в соответствии с текущей стадией сделки заполняется пользовательское поле «Активная стадия».

После отработки триггера на первой стадии робот проверяет заполнение поля «Активная стадия». В зависимости от значения поля «Активная стадия» переносит сделку в верную стадию.

В результате сделка возвращается на нужную стадию и обновляются роботы для уведомлений.

В итоге все роботы, которые автоматизируют и упрощают работу с лидами и сделками, выглядят вот так.

Когда автоматизация была настроена, пришло время загружать в Битрикс24 клиентскую базу и товары. Так как записей было очень много, мы импортировали их из .CSV файла. Процесс прошел быстро и без проблем.

Для контроля телефонных переговоров сотрудников была подключена облачная АТС Билайн через приложение официального вендора. Это позволило видеть статистику звонков каждого сотрудника и прослушивать записи разговоров.

Для контроля переписки сотрудников мы подключили открытую линию через телеграм-бота. Дополнительно каждому сотруднику отдела продаж подключена почта, таким образом контролировать переписку можно и из сущностей CRM, в ленте каждой сущности видно всю переписку.

Под конец работ мы установили на сайт заказчика виджет открытых линий с формой обратной связи и ссылкой на телеграм-бота.

По итогу внедрения у компании «АгроМаркет-Волга» появилось полноценное единое рабочее пространство. Все сотрудники могут легко и быстро общаться друг с другом и с клиентами.

Процесс обработки лида и ведения сделки автоматизирован и упрощен. Битрикс24 всегда напомнит о том, что подходит время отреагировать на обращение, написать клиенту, передать документы и т.д. А руководство всегда находится в курсе работы по каждому клиенту.

Кроме того, руководители могут оценивать эффективность работы менеджеров, прослушивая их звонки клиентам и изучая переписку. Это поможет повысить эффективность работы каждого менеджера, а значит и всей компании.