Реализация

Для решения задачи на платформе Битрикс24 был разработан и внедрен специализированный модуль автоматизации стажировок. Это целый бизнес-процесс, который координирует взаимодействие между стажерами, наставниками и HR-отделом.

Суть решения: сквозной рабочий процесс в четыре ключевых этапа

Умная подача и согласование заявки

Стажер заполняет электронную форму, выбирая подразделение, в котором он хочет проходить стажировку, из утвержденного списка. Система автоматически предлагает ему наставника из выбранного отдела.

Также для подачи заявки на стажировку стажер должен заполнить поля:

• Дата начала стажировки

• Дата окончания стажировки

• Цели

• Задачи

• Сильные стороны

• Области развития

После отправки заявки она попадает к наставнику на согласование. Наставник получает уведомление о заявке и может либо согласовать ее, либо отправить на корректировку. При отправке на корректировку стажер получает уведомление и может отредактировать свою заявку.

При согласовании наставником заявка попадает на согласование ответственному сотруднику, который выбирается администратором портала Битрикс24. Ответственный так же может либо согласовать заявку, либо отправить на доработку.

Когда и наставник, и ответственный согласовали заявку, стажировка получает статус «Идет стажировка».

Контроль исполнения и фиксация результатов

Как только срок стажировки подходит к концу, система автоматически переводит ее в стадию отчета. Стажер отмечает выполненные задачи и оставляет обратную связь. Наставник проверяет отчет, дает свой комментарий и согласовывает итог. Этот этап гарантирует, что ни одна стажировка не «зависнет», и по ее итогам будет зафиксирован результат.

Отчеты так же могут отправляться на доработку. При этом всем участвующим в процессе пользователям рассылаются уведомления о статусе отчета.

Автоматизированный архив и аналитика

Все завершенные стажировки переводятся в статус «В архиве». Данные структурировано хранятся в системе, что позволяет HR-специалистам быстро формировать отчеты, анализировать популярные направления и эффективность наставников.

Гибкое администрирование

Администратор модуля может гибко настраивать систему без привлечения разработчиков: редактировать список подразделений, участвующих в программе, определять, сотрудники с какими должностями могут быть наставниками, и при необходимости править данные любой заявки.

Техническая реализация

Модуль был разработан как самодостаточное решение в экосистеме Битрикс24. Его архитектура включает логику работы с данными (инфоблоки), управление бизнес-процессом (статусы и этапы) и механизм коммуникации (почтовые уведомления).

Все это делает модуль независимым от внешних систем и пригодным для работы в полностью закрытом информационном контуре.

Итоговая польза для компании

Скорость и порядок: Сокращение времени согласования заявок с недель до дней. Полная ликвидация потерь документов.

Прозрачность: Руководство и HR в любой момент могут увидеть статус любой стажировки: кто стажер, кто наставник, на каком этапе процесс.

Снижение административной нагрузки: Автоматические напоминания и уведомления освобождают HR-менеджеров от рутинного контроля и телефонных звонков.

Качество программы: Формализация целей, задач и финальной обратной связи повышает осмысленность стажировки как для компании, так и для молодого специалиста. Создается ценная база данных для анализа эффективности программы.

Интеграция в экосистему: Решение работает в привычной для сотрудников среде Битрикс24, не требуя обучения работе с новыми системами.

Данный кейс наглядно демонстрирует, как с помощью кастомизации Битрикс24 можно решать сложные организационные задачи, превращая хаотичные HR-процессы в четкие, управляемые и измеримые цифровые бизнес-процессы. Это решение легко адаптируется под нужды других крупных компаний и холдингов, стремящихся к эффективному управлению талантами и цифровой трансформации внутренних процессов.

Если у вас есть потребность в похожем модуле, смело обращайтесь к нам. Команда Инфо-Эксперт обязательно поможет вам решить любые задачи, связанные с настройкой и кастомизацией Битрикс24.