Автоматизация согласования документов с помощью бизнес-процессов в Битрикс24
О заказчике
Заказчиком являлась крупная производственная компания, назвать которую мы не можем по условиям договора.
Задача проекта
Процесс согласования документов часто затягивает решение задач и тормозит бизнес-процессы в компании. К тому же при большом количестве согласующих в процесс может вмешаться человеческий фактор. Например, кто-то забудет про документ, бумага потеряется или произойдет еще что-то, что сделает процесс согласования более долгим.
Чтобы избежать всех этих неприятностей, заказчик обратился к нам с задачей — автоматизировать процесс согласования документов с помощью бизнес-процессов в Битрикс24. Процесс должен давать возможность задать несколько очередей согласования при необходимости, дать возможность выбора между последовательным и параллельным согласованием, а также максимально уменьшить влияние человеческого фактора.
Реализация
В результате у нас получился бизнес-процесс, который прост в использовании и эффективен. Сотрудник, которому нужно согласовать документ, запускает бизнес-процесс и выбирает завод, на котором работает, тип документ, отправляемого на согласование, пишет краткое и подробное описания документа, а в конце прикрепляет один или несколько документов, которые и должны быть согласованы.
Затем сотрудник указывает согласующих первой очереди, выбирая их из сотрудников, работающих в Битрикс24. Здесь же можно выбрать тип согласования: последовательный или параллельный. Если нужно, можно таким же образом настроить вторую, третью и другие очереди согласования.
После того, как сотрудник запустил процесс согласования, те, кто был указан как согласующий, получают уведомление в Битрикс24, а также видят в Ленте новостей задание на согласование. Для перехода к согласованию им достаточно перейти по ссылке из уведомления.
Если уведомление не будет прочитано в течение 20 минут, то ответственный получит напоминание на email.
При клике по ней согласовывающий увидит всю информацию о заявке и сам документ. Здесь же можно выбрать из списка решение по документу, варианта 2: согласовано и не согласовано.
Сотрудник, создавший заявку на согласование, может в любой момент увидеть статус своей заявки и историю работы с ней.
В журнале заявки все поля будут недоступны для редактирования. Помимо полей, которые заполнялись при создании заявки, в ней также появятся новые поля:
-
Статус документа — статус заявки (на согласовании, согласован, отклонен).
-
Текущая очередь согласования — какая очередь сейчас активна.
-
Выбранные согласующие — те, кто указан согласующим в текущей очереди.
-
Ожидает согласования от — те, кто в текущей очереди еще не принял решение по заявке (либо активный голосующий при последовательном согласовании).
-
Комментарии — все комментарии проголосовавших, это поле обновляется в процессе.
-
Журнал — полная история работы по заявке включая запуск и завершение. Обновляется в процессе.
После того, как решение по документу будет принято, сотрудник получит уведомление об этом в Битрикс24. Если в течение 20 минут он не просмотрит это уведомление, то дополнительно будет оповещен по электронной почте.
Если документ был одобрен, то сотрудник сможет скачать печатную форму.
В итоге заказчик получил отличный инструмент для автоматизации процесса согласования документов. Благодаря автоматизации на согласование документов уходит гораздо меньше времени, чем раньше.