Онлайн-запись в Битрикс24: как настроить бронирование ресурсов компании

Если клиенты записываются по телефону, менеджеры тратят на звонки половину рабочего дня: уточнить время, перезвонить, подтвердить, напомнить. Онлайн-запись в Битрикс24 передает эту работу системе: клиент сам выбирает время на форме, система бронирует ресурс и подтверждает запись, а CRM фиксирует все в карточке клиента.

В этом гайде — маршрут настройки: какие ресурсы можно бронировать, как создать форму записи, подключить оплату и напоминания и что автоматически попадает в CRM.

Что такое Онлайн-запись в Битрикс24

Онлайн-запись — встроенный в Битрикс24 сервис бронирования: клиент видит свободные слоты и записывается сам, без участия менеджера. Система следит, чтобы ресурсы компании — специалисты, оборудование, помещения — не простаивали.

Как это выглядит на практике:

• Клиент выбирает время сам. Форма показывает реальную загрузку: свободный слот исчезает сразу после записи, двойных бронирований не возникает.
• Запись превращается в сделку CRM. Данные клиента, выбранный ресурс, дата и сумма попадают в карточку автоматически.
• Система напоминает о визите. Уведомления в WhatsApp или SMS уходят клиенту без участия менеджера.
• Отмены не съедают загрузку. Освободившийся слот виден менеджеру в реальном времени, а лист ожидания подсказывает, кого позвать на это время.

Онлайн-запись подходит бизнесу с услугами и ресурсами: салоны красоты, медицинские центры, автосервисы, школы и курсы, аренда техники и помещений, сервисные центры, доставка.

Менеджеры перестают быть «телефонной книгой»: бронирование работает 24/7, а CRM фиксирует каждый визит и платеж.

Какие ресурсы можно бронировать в Битрикс24

«Ресурс» в Онлайн-записи — это все, что имеет расписание и приносит выручку. Битрикс24 не ограничивает формат: система одинаково работает со специалистами, оборудованием и помещениями.

• Специалисты. Мастера, врачи, преподаватели, инженеры. Клиент записывается к конкретному сотруднику на свободное время — расписание каждого видно в реальном времени.
• Оборудование и техника. Аренда инструмента, спецтехники, боксов, приборов. У каждой единицы свое расписание и свой слот.
• Помещения. Переговорные, студии, кабинеты, залы. Бронирование по часам или на целый день.
• Услуги с длительностью. Услуга занимает свое место в расписании: 30 минут, час, несколько часов — слот строится автоматически.

Два режима бронирования работают из коробки:

• Мультизапись на несколько слотов. Клиент одним действием бронирует несколько позиций: например, специалиста и оборудование для одной процедуры, или несколько приемов сразу.
• Многодневное бронирование. Запись на несколько дней, недель и даже месяцев — для услуг с длительной арендой или курсовых программ, когда одно событие занимает ресурс надолго.

Кроме основного бронирования, к форме можно прикрепить допродажу: предложить клиенту дополнительные товары и услуги прямо при записи. Это повышает средний чек без дополнительных звонков.

Главное правило: если у ресурса есть расписание, его можно бронировать — и менеджеру останется только контролировать загрузку, а не вести расписание вручную.

Как настроить онлайн-запись в Битрикс24: пошагово

Схема настройки одна для любого сценария: заводите ресурсы с расписанием, создаете форму записи и отдаете клиентам ссылку на нее.

1. Откройте раздел «Онлайн-запись» на портале — он входит в состав CRM и доступен администраторам. Если раздела нет в меню — проверьте права доступа.
2. Добавьте ресурсы и услуги. Заведите специалистов, оборудование или помещения, которые участвуют в записи. Для каждого ресурса укажите время работы и перерывы — на основе этого система строит свободные слоты.
3. Настройте расписание. Для услуги задайте длительность (например, «Консультация — 30 минут»), для ресурса — доступные часы и дни. Клиент увидит только реально свободные интервалы.
4. Создайте форму записи. В форме определите, что выбирает клиент: услугу, специалиста, дату и время, а также контактные данные — имя и номер телефона. Эти поля станут данными будущей сделки в CRM.
5. Разместите форму там, где клиенты ее увидят. Ссылку на форму можно вставить на сайт, опубликовать в Telegram-канале или отправлять клиентам в мессенджерах.
6. Сделайте тестовую запись. Пройдите путь клиента целиком: выберите услугу, слот, заполните данные и подтвердите. Проверьте, что запись появилась в CRM, а слот в расписании закрылся.

Ключевой момент — шаг 4: форма не просто собирает заявку, а сразу создает запись в расписании и сделку в CRM. Это и есть бронирование, а не «отправить заявку, мы перезвоним».

После запуска формы клиенты бронируют ресурсы сами, а менеджеры получают готовые сделки с датой, услугой и контактами.

Оплата и предоплата в форме онлайн-записи

Для услуг с нестабильной посещаемостью предоплата решает главную проблему: клиент, который записался и оплатил, приходит чаще, чем клиент из «записался — не пришел». В Битрикс24 оплату можно встроить прямо в форму записи.

Как это работает:

• Клиент оплачивает при бронировании. В форме записи включается блок оплаты — предоплата или полная стоимость услуги. Клиент платит в тот же момент, когда выбирает слот.
• Подтверждение и чек приходят автоматически. После оплаты клиент получает подтверждение записи и чек — без действий со стороны менеджера.
• Оплата попадает в CRM. Факт оплаты и сумма фиксируются в карточке клиента и в сделке автоматически. Менеджер видит, кто записался и заплатил, а кто нет.
• Занятые слоты не пропадают. Слот закрывается в момент оплаты — двойного бронирования на оплаченное время не возникает.

Нюанс настройки: прием платежей работает через подключенные платежные системы Битрикс24. Если оплата еще не подключена — сначала настройте прием платежей в настройках CRM, затем включите оплату в форме записи.

Предоплата в форме записи снижает долю неявок и выводит деньги из «обещаний» в фактические поступления: загрузка ресурсов оплачивается еще до визита клиента.

Напоминания и подтверждение записи

Клиент записался — это еще не визит. Пока запись не подтверждена, слот считается ненадежным: клиент мог забыть или передумать. Онлайн-запись в Битрикс24 закрывает этот разрыв автоматическими напоминаниями.

• Автонапоминания без обзвона. Система сама отправляет клиенту уведомление в WhatsApp или SMS перед визитом — менеджеру не нужно обзванивать десятки записей.
• Запрос подтверждения. В уведомлении клиенту предлагается подтвердить запись одним действием. Ответ подтвердившего клиента повышает вероятность визита до почти 100%.
• Счетчик неподтвержденных записей. Клиенты, которые не ответили, сразу видны менеджеру в интерфейсе — он связывается с ними точечно, а не вслепую обзванивает всех подряд.
• AI-звонки для контроля записей. Встроенный AI-агент может позвонить клиенту сам: напомнить о визите, подтвердить запись или предложить новое время, если планы изменились. Реагировать на отмены и переносы можно, не поднимая трубку.

Результат — меньше пропущенных визитов и выше загрузка ресурсов: напоминания превращают записанного клиента в пришедшего, а освободившиеся слоты сразу видны для перезаписи.

Как бронирование попадает в CRM

Онлайн-запись была бы просто календарем, если бы не CRM. Битрикс24 соединяет бронирование с клиентской базой: каждая запись становится частью карточки клиента и сделки.

Что фиксируется автоматически:

• Клиентская база пополняется сама. Каждая запись создает контакт: имя, телефон, история визитов, оказанные услуги и оплаты хранятся в одной карточке.
• Бронирование хранится в сделках. Дата, ресурс, специалист и сумма — вся история работы с клиентом видна в карточке сделки, включая повторные записи.
• Суммы по записям видны сразу. В CRM видно количество новых клиентов и прибыль по каждому дню бронирования — без ручных отчетов.
• Допродажи на основе истории. Зная предыдущие записи клиента, менеджер предлагает подходящие услуги к следующему визиту: система дает контекст для допродажи, не требующей угадывания.

Бизнес получает не просто расписание, а полный контур клиента: кто записался, сколько заплатил, какие услуги берет и когда придет снова — данные для повторных продаж собираются сами, без ручного ввода.

Лист ожидания и овербукинг: загрузка без простоев

Отмены записей неизбежны — но они не должны превращаться в пустые слоты. Два механизма Онлайн-записи поддерживают загрузку ресурсов на 100% даже при отменах в последний момент.

Лист ожидания. Если время у клиента занято, он оставляет заявку в очередь на это место:

• список клиентов упорядочен по времени добавления в очередь: кто ждет сегодня, на этой неделе, дольше — видно сразу;
• при отмене записи менеджер выбирает следующего по списку и тут же приглашает его на освободившийся слот;
• клиенты не теряются из-за долгого ожидания — очередь видна, а не живет «в голове».

Овербукинг. Для сегментов, где неявки стабильны, можно записать двух клиентов на одно время:

• при отмене или переносе одним клиентом слот автоматически занимает второй;
• загрузка не проседает, а очередь для «на всякий случай» оплачивает себя при первых отменах.

Эти механизмы стоит включать точечно: лист ожидания — почти всегда, овербукинг — когда вы знаете процент неявок в своем сегменте и готовы управлять перезаписью.

Пустой слот из-за отмены перестает быть потерей выручки: очередь и овербукинг подставляют следующего клиента в тот же день.

Онлайн-запись в Яндекс Картах

Яндекс Карты — канал, где клиент уже ищет вас по названию и рейтингу. Битрикс24 умеет превращать это внимание в записи: бронирование подключается прямо в вашей карточке на Яндекс Картах.

Как это работает:

• Запись из карточки организации. Клиент открывает вашу компанию на Яндекс Картах и бронирует услугу или ресурс, не переключаясь на сайт и не звоня в офис.
• Оплата там же. В карточке организации можно принять предоплату — путь от «нашел в Картах» до «оплатил запись» занимает пару кликов.
• Данные попадают в CRM. Лид и бронирование из Яндекс Карт сохраняются в Битрикс24 как обычная запись: клиентская база, сделки и история работают по тем же правилам, что и с форм на сайте.

Подключение Яндекс Карт как канала записи особенно эффективно для локального бизнеса: салоны, медцентры, автосервисы, прокат — все, кого ищут «рядом со мной».

Яндекс Карты превращаются из «визитки с телефоном» в полноценный канал бронирования, который сам приводит лиды в CRM.

Частые вопросы по онлайн-записи в Битрикс24

Сколько стоит онлайн-запись в Битрикс24?
Онлайн-запись входит в состав CRM Битрикс24 и работает на коммерческих тарифах Облака — отдельно за сервис не платится. Прием оплаты в форме работает через подключенные платежные системы CRM, их комиссии считаются по тарифам операторов.

Как клиент записывается?
По ссылке на форму: она размещается на сайте, в Telegram-канале или отправляется в мессенджерах. Дополнительный канал — бронирование прямо из карточки компании на Яндекс Картах.

Можно ли забронировать несколько ресурсов за одну запись?
Да, мультизапись позволяет клиенту одним действием забронировать специалиста и оборудование, несколько приемов или несколько позиций аренды. Для длительных программ доступно многодневное бронирование.

Работает ли онлайн-запись на Коробке?
Доступность сервиса в коробочной версии зависит от версии и редакции портала. Точный ответ даст администратор вашего портала или партнер, который обслуживает внедрение.

Что происходит при отмене записи клиентом?
Слот освобождается и сразу виден менеджеру в реальном времени. Если настроены лист ожидания или овербукинг, на освободившееся время приглашается следующий клиент из очереди — загрузка не проседает.

Онлайн-запись — один из этапов внедрения Битрикс24. Если нужно запустить бронирование под ваш бизнес быстро и без ошибок — Инфо-Эксперт внедряет Битрикс24 под ключ: настроим ресурсы и расписание, подключим оплату и напоминания, обучим сотрудников.