Кастомные поля в CRM Битрикс24: Полный гайд по настройке и использованию

Любой бизнес уникален. Когда вы только запускаете CRM, она напоминает пустую квартиру: база есть, но хочется подогнать это пространство под себя. Вроде и сделки есть, и контакты, и лиды. Но стандартных полей «Имя», «Телефон», «Сумма» катастрофически не хватает, чтобы отразить реальную картину.

Стоматология хочет знать «Беспокоящий зуб» своего пациента. Мебельное производство — «Тип обивки» и «Цвет каркаса» на этапе переговоров. Event-агентство — «Дату мероприятия» и «Количество гостей». Для Битрикс24 из коробки это все — просто «Комментарий». И вот уже менеджеры заводят заметки на полях, хранят критически важные данные в голове и пересылают друг другу голосовые с уточнениями.

Если все так и оставить, CRM превратится в хаотичный склад обрывочной информации, а руководитель не может построить нормальный отчет. Чтобы превратить просто CRM в вашу CRM, нужно настроить кастомные поля. С их помощью вы перестаете подстраивать процессы под CRM, а настраиваете CRM под свои процессы.

В этом гайде разложим все по полочкам без воды и сложного техжаргона.

Что такое кастомные поля и зачем они вашему бизнесу?

Если CRM — это квартира, которую вы обставляете, то кастомные поля — полки, ящики и крючки, добавленные туда, где удобно именно вам. Стандартной планировкой пользуются все, а вот где будет лежать «договор с подрядчиком» или висеть «дата последнего ТО» — решать только вам.

Технически кастомное поле — это дополнительное окошко в карточке лида, сделки, контакта или компании. Вы сами задаете его название, тип (дата, число, список, файл и так далее) и логику работы. Живут эти поля прямо в детальной форме элемента CRM. Открыли сделку — увидели не только стандартные «Сумма» и «Стадия», но и свои: «Источник клиента», «Артикул товара», «Дата замера».

Вот четыре сценария, которые приносят деньги и экономят нервы.

Сбор уникальных данных. В автосервисе поле «Дата последнего ТО» сразу дает понять, когда клиент в последний раз обслуживал автомобиль, а менеджер понимает, что стоит предложить клиенту. В мебельной компании поле «Тип обивки» отсекает лишние вопросы и не дает ошибиться при формировании договора. Все, даже специфические, данные хранятся в карточке сущности в CRM, не теряются и помогают менеджерам работать.

Сегментация клиентов. Захотели найти всех, кто предпочитает Telegram? Если вы создали поле «Предпочтительный канал связи», фильтр соберёт таких клиентов за секунду. Благодаря кастомным полям можно сегментировать клиентов как вам удобно.

Автоматизация процессов. Роботы и триггеры считывают кастомные поля и сами запускают действия. Появилось значение «Нужна консультация инженера» — система автоматически создает задачу техническому специалисту. Ничего не упущено.

Аналитика и отчеты. Отчеты можно строить не только по суммам, но и по причинам отказа, источникам клиентов, типам товаров. Вы видите реальную картину: какие продукты чаще запрашивают, на каком этапе сливаются лиды, какой менеджер теряет клиентов по конкретной причине.

Кастомные поля превращают CRM из стандартного ежедневника в умный центр управления именно вашим бизнесом.

Типы кастомных полей в Битрикс24 — выбираем правильный инструмент

Чтобы вместо удобного инструмента не получить вечно пустующее поле в карточке, важно с самого начала правильно выбрать его тип. Это как с инструментами: молотком можно и шуруп забить, но результат будет сомнительный. Разберем весь арсенал — коротко и по делу.

Строка и Число. Идеально для артикулов, ID, количества единиц, номеров договоров. Логика простая: если с данными не нужно производить математических действий (сложить, сравнить «больше-меньше») — берем строку. Если нужно — строго число.

Дата / Дата и время. Незаменимы для напоминаний, отсроченных действий, дедлайнов. Создали поле «Дата планового визита», и робот сам ставит задачу менеджеру за день.

Список. Наводят железный порядок. Менеджеры не пишут «вроде бы писал на почту» — они выбирают из готовых вариантов: Вконтакте, Авито, Рекомендация, Сайт. Идеально для источника клиента, этапа лояльности, причины отказа. Фильтры потом работают безупречно.

Файл. Храните ТЗ, макеты, фото объектов прямо в сделке. Больше не нужно рыться в почте или мессенджерах в поисках файла — все лежит в карточке.

Привязка к CRM и к пользователю. Функционал для сложной логики. Можно привязать контакт-партнера к сделке, ответственного дизайнера к задаче, компанию-подрядчика к проекту. Связи становятся прозрачными.

Деньги. Отдельный тип для дополнительных финансовых показателей: бюджет клиента, стоимость лида, средний чек. В отчетах суммируются корректно.

Блоки и множественные поля. Собирайте повторяющиеся наборы данных: «Состав заказа» (товар, количество, цена) или «Информация о детях клиента» (имя, возраст). В одной сделке может быть сколько угодно таких блоков.

Адрес. Информация о физическом адресе критически важна, например, для курьера или бригады, которая поедет устанавливать клиенту окна. Эти данные можно хранить в карточке с привязкой к карте.

Это основные типы полей, которые используются. Есть и другие, например, бронирование ресурсов, но про их настройку расскажем в другой раз.

И главный совет, который сэкономит вам часы переделок: не используйте тип «Строка» для дат и чисел. Увидел поле «Дата отгрузки» с типом «Строка» — жди беды. Робот не включится вовремя, фильтр не отсортирует по периоду, отчет выдаст кашу. Выбирайте тип строго под данные — и система ответит вам благодарностью.

Пошаговая инструкция — настраиваем свои первые поля

С теорией разобрались. Теперь самое время зайти в настройки и сделать все своими руками. Никаких программистов — справится любой, кто хоть раз заполнял карточку сделки.

Создание пользовательского поля из карточки в CRM

Шаг №1: Добавление поля. Открываем CRM, выбираем нужную нам сущность, открываем карточку и кликаем на «Создать поле».

Шаг №2: Выбор типа. Первым делом система предложит выбрать тип поля. С ними мы уже разобрались, так что выбирайте внимательно и с умом.

Шаг №3: Настройка поля. После выбора типа нужно настроить пользовательское поле. Можно сделать его видимым только на определенных стадиях воронки, дать к нему доступ только конкретным сотрудникам, настроить множественность и добавить подсказку. Все для удобства использования. Здесь же поле можно назвать так, как вам нужно.

После того, как все настроили, нужно просто сохранить созданное поле, и оно тут же станет доступно для заполнения.

Создание пользовательских полей через настройки CRM

Шаг №1: Заходим в настройки. Для этого нужно в левом меню выбрать пункт «CRM», затем в верхнем меню «Еще»-«Настройки»-«Настройки CRM».

После этого на странице выбираем пункт «Настройки форм и отчетов» и «Пользовательские поля».

Шаг №2: Настройка поля. Выбирайте, для какой сущности нужно создать поле, нажимайте «Добавить поле». После этого настраивайте поле так же, как при создании из карточки.

И последний важный момент — размещение поля в карточке. Когда поле создано, зайдите в любую карточку элемента и нажмите на «Изменить» сверху и справа от полей. Теперь можно просто перетащить поля в карточке и расставить их в нужном вам порядке.

Сохраняете изменения — и новое поле появляется в каждой карточке выбранной сущности.

Продвинутый уровень — нюансы и лайфхаки

Итак, поля созданы, менеджеры их заполняют. На этом этапе многие останавливаются, и зря. Дальше начинается территория, где кастомные настройки превращаются из «удобно» в «незаменимо».

Связанные поля (зависимые списки). Представьте: выбираете «Категорию товара» — и соседнее поле подтягивает только нужные «Типы». Никакого скроллинга по сотне вариантов.

О том, как легко можно создавать связанные поля, мы уже рассказывали раньше. Это может сделать даже не самый опытный пользователь Битрикс24, но если хотите, чтобы все работало идеально, лучше обратиться за настройкой к специалистам.

Кастомные поля в фильтрах и поиске. Зайдите в список сделок, нажмите на значок фильтра и выберите «Добавить поле». Ваше кастомное поле появится в общем перечне. Теперь в два клика находите все сделки с «Тип доставки = Экспресс» или контакты с «Предпочтительным каналом = Telegram».

Работа с отчетами. Конструктор отчетов в Битрикс24 умеет дружить с кастомными полями. Просто перетащите нужное поле в столбцы или в фильтр. Хотите увидеть реальную картину по причинам отказа? Группируете сделки по соответствующему полю и сразу видите слабые места в воронке.

Заключение: Ваша CRM — ваши правила

Битрикс24 дает мощную основу, на которой с помощью кастомных полей и других настроек можно создать механизм, автоматизирующий ваши процессы и упрощающий жизнь сотрудникам.

Не бойтесь экспериментировать. Начните с одного-двух полей в тестовой среде, обкатайте на отделе, соберите обратную связь. Система будет умнеть постепенно, без стресса для команды. Главное — не откладывать на потом. Каждое настроенное поле сразу сокращает время на поиск информации и снижает риск ошибок.

И все же, если задача выходит за рамки базовой настройки — например, нужно выстроить связанные списки, сложные отчеты или автоматические цепочки из десятка действий, — разумнее довериться профессионалам. Опытная команда внедренцев не просто нажмет нужные кнопки, а спроектирует архитектуру полей под ваши конкретные бизнес-процессы. Без лишних сущностей и путаницы в кодах.

С нас можно взять пример — мы годами помогаем компаниям делать из «просто CRM» — вашу CRM. И поверьте, это гораздо проще, чем кажется, когда за дело берутся те, кто знает систему изнутри. А результат на выходе превзойдет ваши ожидания, и вы уже не захотите работать как раньше.