назад
Гайд по календарю Битрикс24: создание событий, бронирование отпуска, настройка уведомлений
Наверняка вам знакома такая проблема: дедлайны горят, а коллега приглашает на срочное совещание. Вы пытаетесь перенести встречу с клиентом и понимаете, что ваш собственный график напоминает головоломку, где все детали не на своем месте. А чтобы согласовать простой созвон с тремя сотрудниками, приходится замусоривать общий чат десятком сообщений: «А во сколько ты свободен?», «А у меня в это время другое окно», «Давайте в среду?».
Что, если бы весь этот хаос можно было упорядочить в один-два клика? Чтобы каждый в компании видел, кто чем занят, когда у кого «окно» для срочной задачи и почему коллега из отдела продаж сейчас недоступен.
Вот для этого и нужен календарь в Битрикс24. Это не просто цифровой отрывной листочек, а центральный хаб для планирования, который видит всю картину по компании. Он помогает не просто отмечать события, а управлять временем с умом.
Этот гайд поможет разобраться в нем даже полному новичку. Поехали!
Знакомимся с интерфейсом: Где что лежит и как это посмотреть
После входа в календарь в Битрикс24 вы увидите чистый и минималистичный интерфейс. Сразу бросается в глаза панель с переключением видов: День, Неделя, Месяц и Расписание. Это ваши основные инструменты для планирования. Хотите увидеть поминутную раскладку на сегодня? Выбирайте «День». Нужно распланировать рабочую неделю? «Неделя» покажет все ваши события и задачи в рамках семи дней. Для стратегического взгляда на график переключайтесь на «Месяц». А «Расписание» покажет ваши планы и планы коллег в виде ленты.
Ваше первое событие: Создаем встречу, звонок или дело за 2 клика
Чтобы создать новое событие, просто кликните на нужное время в любом из видов. Появится окно редактирования. Вот что нужно заполнить:
Название. Кратко и понятно, например, «Синхронизация по проекту X».
Время. Укажите дату, время начала и окончания. Система автоматически проверит, нет ли у вас на это время других планов.
Участники. Начните вводить имя коллеги — и вы сможете добавить его в событие. Он автоматически получит уведомление и приглашение.
Место. Если это оффлайн-встреча, то выберите нужную переговорку, если онлайн, то укажите, какой сервис будет использоваться для созвона.
Если требуется больше информации о событии, то можно открыть полную форму. Также можно изначально нажать на кнопку «Создать+», тогда полная форма откроется сразу. Теперь можно заполнить больше полей.
Описание. Здесь можно детализировать повестку встречи или добавить важные заметки.
Занятость. Задавайте статус для участников события, чтобы остальные сотрудники сразу видели в календаре, занят их коллега или можно обратиться к нему с вопросом.
Элементы CRM. Можно привязать событие к любому элементу из вашей CRM. Например, встречу с клиентом привязать к Контакту, Компании или Сделке.
Обратите внимание на выбор цвета события в календаре. Цвет помогает систематизировать планирование в Битрикс24. Например, совещания можно выделить одним цветом, а звонки с клиентами — другим. Это позволяет вашему мозгу мгновенно считывать информацию с календаря без необходимости вчитываться в каждую строчку. Цветовое кодирование — ключ к быстрому восприятию общей картины дня.
Как никогда ничего не забывать: Волшебные напоминания
Создать событие — это только полдела. Главное — о нем вовремя вспомнить. В этом вам помогут многоуровневые напоминания в календаре. На этапе редактирования события просто найдите поле «Напоминание» и выберите подходящий вариант.
Система предлагает гибкость: вы можете получить уведомление за 5, 15, 30 минут или даже за день до начала. Для действительно важных встреч можно настроить каскад оповещений: например, за день по email и за 15 минут push-уведомлением в мобильное приложение.
Именно здесь раскрывается польза календаря внутри Битрикс24 для личной эффективности. Вы больше не пропустите важный звонок, потому что были в почте, и не опоздаете на совещание, увлекшись текучкой. Напоминания сработают там, где вы находитесь: в браузере, в почте или на телефоне через SMS. Вам останется только вовремя среагировать.
Командная работа: Общие календари и просмотр занятости коллег
Календарь в Битрикс24 раскрывает свой потенциал, превращаясь из личного органайзера в центральный узел планирования всей компании. Речь идет об общих календарях. Вы можете создать отдельный календарь для вашей команды, отдела или даже для всего офиса.
В чем польза календаря внутри Битрикс24 в этом случае? Вы мгновенно видите общую картину: кто на выезде у клиента, кто в отпуске, а кто просто сосредоточенно работает над задачей и его лучше не отвлекать. Это избавляет от бесконечных уточняющих вопросов в чатах. Хотите узнать, свободен ли коллега? Просто загляните в общий календарь — его занятость отображается в виде прозрачных блоков.
Планирование совещания перестает быть квестом. Когда вы добавляете участников, система автоматически проверяет их расписание и подсвечивает конфликтующие временные слоты. Вы сразу видите «окна», где все свободны, и можете выбрать оптимальный слот. Это та самая магия, которая экономит десятки минут рабочего времени каждый день.
Календарь отпусков в Битрикс24: Мечта HR-а и руководителя
Отдельно стоит выделить функцию, которая разом решает одну из самых частых головных болей в управлении командой — учет отпусков. Календарь отпусков в Битрикс24 полностью автоматизирует этот процесс, избавляя от бесконечных таблиц в Excel и опросов в общих чатах.
Как это работает? Сотруднику больше не нужно писать заявление на бумаге или слать письмо на почту. Он просто заходит в календарь, создает новое событие и выбирает тип «Отпуск». Затем указывает даты, при необходимости прикрепляет комментарий и отправляет заявку на утверждение руководителю.
Руководитель или HR-менеджер сразу видит такую заявку в своем календаре. Он может одним кликом посмотреть детали, проверить, нет ли пересечений с другими сотрудниками, и утвердить или отклонить запрос. Весь процесс занимает секунды. После утверждения отпуск автоматически блокирует время сотрудника в общем календаре, и все коллеги видят его отсутствие.
Это наглядный пример того, в чем польза календаря внутри Битрикс24 для бизнеса: он убирает рутину, централизует информацию и делает процессы прозрачными.
Планирование в Битрикс24 для работы с клиентами: Smart-встречи
Теперь представим, что вам нужно запланировать встречу не с коллегой, а с внешним клиентом, который не работает в вашем Битрикс24. И здесь планирование в Битрикс24 предлагает элегантное решение — функцию «Планирование встреч». Вы настраиваете временные слоты, в которые готовы провести встречи (например, с понедельника по пятницу с 10:00 до 16:00).
Система генерирует специальную публичную ссылку. Вы отправляете ее клиенту, и он самостоятельно выбирает удобное время из предложенных вами окон. Это избавляет от длительной переписки и «перекидывания» дат туда-сюда. Как только клиент выбирает время, встреча автоматически создается в вашем календаре со всеми деталями. Вам остается только подготовиться к ней.
Всегда на связи: Синхронизация с Google, Outlook и Apple-календарями
Живете в Google Календаре или пользуетесь Outlook? Не проблема. Календарь в Битрикс24 легко синхронизируется с большинством популярных сервисов. Настройка занимает буквально пару минут в разделе «Настройки».
После этого все ваши события из внешних календарей будут отображаться в Битрикс24, и наоборот. Изменения также синхронизируются в обе стороны. Если вы перенесете встречу в Google Календаре, это автоматически отразится в Битрикс24. Это гарантирует, что ваш график всегда актуален, независимо от того, в каком интерфейсе вы работаете.
Календарь Битрикс24 избавляет от рутины
Календарь в Битрикс24 — это не просто инструмент для отметки событий, а полноценное решение для организации времени сотрудников и целых отделов.
Он наводит порядок в ежедневной рутине, экономит время на согласовании встреч и повышает общую слаженность работы команды. Вы забываете о двойных бронированиях, пропущенных звонках и бесконечных уточнениях «А ты свободен?».
Важно понимать, что календарь — лишь один элемент из мощной экосистемы Битрикс24. Он идеально работает в связке с задачами (автоматически создавая их из событий), CRM (привязывая встречи к сделкам и клиентам) и проектами (отображая сроки этапов). Это центральный узел, который связывает все рабочие процессы.
Чтобы настроить календарь в Битрикс24 и другие инструменты под уникальные процессы вашей компании и получить максимальную пользу, рекомендуем обратиться к опытным специалистам по внедрению. Например, мы не только помогаем освоить функционал Битрикс24, но и интегрируем его в вашу бизнес-логику, обеспечивая максимальную отдачу от инвестиций в платформу.
