Реализация

Весь функционал был реализован на базе коробочного Битрикс24. Модуль имеет простой и понятный интерфейс, так что сотрудники компании-заказчика сразу смогли начать использование модуля.

Для создания поручения на командировку достаточно в соответствующем разделе кликнуть на кнопку «Создать поручение». На первом шаге нужно выбрать сотрудника, на имя которого создается поручение.

Затем требуется заполнить все необходимые поля для формирования поручения на командировку:

• Должность сотрудника;

• Руководитель структурного подразделения сотрудника;

• Руководитель организации сотрудника (выбирается из списка);

• Даты начала и окончания командировки (с учетом дороги);

• Регион, область, город командировки;

• Дополнительно к месту назначения — необходимая дополнительная информация к месту назначения командировки;

• Наименование организации, в которую сотрудник отправляется в командировку;

• Наименование целей — нужно выбрать цель командировки из списка;

• Описание работ — так же из списка выбирается задача командировки;

• Дополнительно к цели командировки — дополнительная информация о командировке в формате комментария;

Сведения о командировке — дополнительные сведения о командировке (выбирается из списка).

При необходимости включения аванса в поручение нужно поставить галочку в чекбоксе «Нужен аванс». После этого появятся дополнительные поля, которые необходимо заполнить:

• Билеты и прочее (ГСМ), в руб. — сумма, необходимая на билеты;

• Вид транспорта — один из видов транспорта выбирается из выпадающего списка;

• Класс билета.

Также в поручение можно включить согласование дополнительных деталей командировки:

• Возмещение расходов на проживание сверх установленного лимита;

• Превышение категории транспортных услуг;

• Размещение (проживание) в гостиницах в транзитном пункте;

• Возмещение расходов на провоз груза производственного назначения (перевес багажа/дополнительное место для багажа)

• Иные расходы, связанные со служебной командировкой, возмещение которых производится при наличии согласования руководителя;

• Выезд в пункт назначения (возвращение из пункта назначения) вне периода командировки.

После заполнения всех этих полей и сохранения поручения, оно появится в списке поручений на командировку. Если нужно, его можно отредактировать или сохранить в формате excel-таблицы. При этом каждый сотрудник могут увидеть только поручения, которые были созданы им самим, либо которые были созданы на его имя.

После того, как поручение появилось в списке, ответственный сотрудник может одобрить его или отменить.

Когда поручение одобрено, сотрудник, отправляемый в командировку, может создать авансовый отчет. Для этого нужно заполнить следующие поля формы:

• Категория расходов — выбирается из списка;

• Дата документа;

• Номер документа;

• Ссылка на скан документа (расхода);

• Наименование документа (расхода);

Сумма расхода — необходимо выбрать валюту и указать сумму.

Готовый авансовый отчет можно изменить или выгрузить отдельным документом.

Модуль позволил разгрузить бухгалтерию и другие отделы компании, задействованные в оформлении командировок. Процесс оформления стал проще, теперь сотрудник просто делает все по шаблону и на выходе получается готовая документация, полностью соответствующая всем требованиям заказчика. За прошлый год с помощью нашего модуля было оформлено более 15000 командировок.