Реализация

Мы разработали специализированный модуль на базе Битрикс24, который полностью автоматизировал процесс регистрации и учета участников форума. Вся логика была построена на кастомных стадиях воронки и элементах интерфейса, адаптированных под сценарий работы волонтеров.

Цифровой маршрут участника: от QR-кода до бейджа

Каждому зарегистрировавшемуся участнику форума был присвоен уникальный QR-код, связанный с его карточкой в CRM. Сам процесс регистрации в день мероприятия был разбит на четкие этапы, которые волонтер проходил вместе с гостем:

• Сканирование и идентификация. Волонтер сканирует QR-код участника с помощью терминала сбора данных (ТСД). Система мгновенно находит карточку гостя в общей базе и отображает на экране его ФИО и ID. Это полностью исключает ручной поиск и ошибки в написании имен.
• Верификация данных. Волонтер сверяет данные на экране с паспортом участника. Встроенная логика предусматривает нештатные ситуации: при несовпадении данных карточка направляется в Дирекцию цифровых технологий, при отсутствии паспорта — к службе охраны.
• Автоматическая смена статуса. Как только карточка найдена, система автоматически переводит ее на стадию «Отправить на печать». Это сигнал для волонтера, что участник прошел первичную проверку и можно готовить бейдж.
• Печать бейджа из карточки. Волонтер открывает карточку участника и нажимает иконку печати. Битрикс24 автоматически формирует макет бейджа с актуальными данными гостя (ФИО, организация, роль) и отправляет на принтер. Никакого копирования данных или использования сторонних графических редакторов.

• Фиксация выдачи. После печати волонтер вручную переводит карточку на финальную стадию «Пришел» (нажатием кнопки «Завершить» и выбором соответствующего статуса). Только после этого гость получает бейдж. Это ключевой момент, гарантирующий, что организаторы видят точное количество реально прибывших участников в любой момент времени.

Инструменты для волонтеров: простота и скорость

Мы понимали, что волонтеры не являются профессиональными пользователями CRM, поэтому интерфейс был максимально упрощен.

Вся база участников доступна по одной прямой ссылке, которую волонтер открывает на своем устройстве.

Для поиска конкретного гостя достаточно ввести его ID в поисковую строку — система мгновенно отфильтровывает нужную карточку.

Статус каждой карточки визуально понятен (стадии выделены цветом или иконками), что позволяет легко ориентироваться в потоке людей.

Польза для бизнеса и организаторов

Внедрение автоматизированной системы на базе Битрикс24 дало организаторам форума ряд критически важных преимуществ:

• Скорость обслуживания. Процесс регистрации одного участника сократился до 30-40 секунд. Очереди и столпотворение на стойках регистрации были полностью исключены, даже в час пик.
• Абсолютная точность данных. Исключен человеческий фактор при поиске и идентификации гостей. Данные в бейдже всегда соответствуют тем, что указал участник при регистрации.
• Прозрачный контроль доступа. Статус «Пришел» позволяет в режиме реального времени видеть точное количество прибывших VIP-гостей, спикеров и обычных участников. Это дает возможность оперативно корректировать логистику, питание и наполнение залов.
• Упрощение работы волонтеров. Минималистичный интерфейс и понятные инструкции позволили задействовать даже неподготовленных волонтеров, которые начали эффективно работать с первых минут.
• Единая база и аналитика. После завершения форума организаторы получили полную, структурированную базу данных о том, кто реально посетил мероприятие, что позволяет точно оценить охват и эффективность пригласительной кампании.
• Масштабируемость. Разработанная схема может быть легко адаптирована под мероприятия любого масштаба — от корпоративных конференций до международных конгрессов с тысячами участников.

С помощью гибких инструментов Битрикс24 можно решать нетривиальные задачи событийного менеджмента. Вместо хаоса и бумажной волокиты организаторы получили стройную, автоматизированную систему, которая стала залогом успешного проведения форума высокого уровня.