Автоматизация процесса согласования условий по сделке в лизинговой компании на базе смарт-процессов в Битрикс24
О заказчике
ООО «ЭкономЛизинг» — крупнейший региональный игрок на рынке лизинговых услуг Саратовской области. Компания работает с 2006 года, представлена обособленными подразделениями в 5 регионах. Клиентами ООО «ЭкономЛизинг» являются организации сегмента МСБ.
Задача проекта
Специфика бизнеса в сфере лизинга заключается в очень внимательной оценке каждого потенциального клиента, а также гибкой работе с условиями для текущих клиентов. Процесс в компании «ЭкономЛизинг» устроен таким образом, что заявку от нового клиента или изменения условий работы с одним из действующих клиентов должны одобрить и согласовать несколько ответственных лиц.
Нашей задачей была автоматизация этого процесса с помощью Битрикс24. Куратор клиента после сбора всей необходимой информации о сделке должен запустить процесс согласования, который будет проходить полностью в Битрикс24 с выгрузкой документа, подтверждающего согласование.
Реализация
Весь необходимый функционал был реализован на базе смарт-процессов и бизнес-процессов в Битрикс24. Куратор запускает процесс согласования из сделки, на первом этапе в Битрикс24 формируется тикет, в который автоматически подтягивается вся необходимая информация из сделки: Компания, Поставщик, Предмет лизинга (название, количество и сумма), срок лизинга и сумма аванса.
В тикете автоматически заполняются потенциальные согласующие в полях «генеральный директор», «коммерческий директор», «финансовый директор». Также автоматически указывается «Причина согласования» как Новый клиент.
Куратор должен внести дополнительные данные в тикет вручную, например, добавить номер телефона клиента и другую информацию.
Если кто-то из согласующих в данный момент недоступен (находится в отпуске, на больничном или по другой причине), куратору нужно поменять согласующих в тикете вручную. Замена согласующих не автоматизирована, но хотя бы одно из полей «Генеральный директор» или «Коммерческий директор» должно быть обязательно заполнено, чтобы процесс согласования пошел дальше.
После того, как куратор внес всю доступную информацию в поля тикета, а также указал согласующих, он переносит тикет в стадию «Согласование». Если какие-то из обязательных полей не были заполнены, перенести тикет на новую стадию не получится, а Битрикс24 запросит недостающую информацию.
После перевода Тикета в стадию «Согласование» Куратору приходит уведомление о запуске и ходе согласования. Также эта информация дублируется в таймлайн тикета и поле Результат согласования.
Как только процесс согласования запускается, каждому согласующему сотруднику ставится собственное задание на согласование, а также задача (задачи прикрепляются к тикету). Задача выполняет функцию уведомления для согласующих и содержит в себе ссылку на задание.
В задании согласующие могут ознакомиться с описанием, информацией о причине согласования, комментарием куратора, если куратор его добавлял и всей основной информацией по клиенту. Здесь же согласующий может согласовать, отклонить или отправить тикет на доработку.
Так как задание для каждого участника свое, после согласования одним из пользователей остальным приходит уведомление о решении каждого участника с комментарием о ходе согласования. Такое же уведомление получает и куратор. Чтобы информация о ходе и результатах согласования осталась в истории тикета, информация дублируется в таймлайн тикета и поле «Результат согласования».
Если все участники приняли положительное решение, то согласующим и куратору приходит уведомление, что тикет согласован, и стадия тикета меняется на успешную. Информация дублируется в тикет.
Если кто-то из согласующих считает, что тикет нужно отклонить, он нажимает кнопку «отклонить». При этом он обязательно должен оставить комментарий в задании. При отклонении одним из участников задания всех остальных согласующих закрываются автоматически, а тикет переходит в стадию провал.
Если по тикету необходимы какие-то изменения и доработки, например, согласовать иной срок лизинга, то согласующий выбирает в поле «отправить на доработку» — «да» и нажимает кнопку «отклонено». В этом случае задачи остальных согласующих также автоматически закрываются, но тикет перемещается на стадию «На доработку».
Если тикет попал в эту стадию, то куратору необходимо его доработать в соответствии с комментариями согласующих. После внесения изменений куратор обновляет поля в тикете при необходимости и снова переносит тикет в стадию «Согласование». Процесс запускается заново.
После того, как документ согласован и перемещен автоматически в стадию «Согласовано», тикет считается закрытым. На этой стадии автоматически формируется печатная форма документа с информацией из полей тикета.
Также автоматически проставляются визы согласующих о результате согласования. Они имеют простой вид «Согласовано ФИО участника».
Скачать печатную форму можно из таймлайна тикета или из списка документов тикета.
В итоге сотрудники ООО «ЭкономЛизинг» получили отличный инструмент, автоматизирующий процесс согласования с учетом всех требований их бизнес-процессов. Также благодаря механизму согласования в сделке можно увидеть всю историю изменений условий работы с каждый конкретным клиентом.