Автоматизация и регламентация работы со сделкой и проектом в компании WALLS & PAPERS
О заказчике
Компания WALLS & PAPERS помогает своим клиентам с согласованием переустройства и перепланировки квартир и нежилых помещений. В спектр услуг компании входит все от проектирования до согласований и оформления документации.
Задача проекта
В компании возникла необходимость чёткой регламентации работы менеджеров, инженеров и делопроизводителей, отслеживание этапов проведения клиента по воронке продаж, понимание выполняемых в данный момент времени задач для клиента и ответственного сотрудника.
По сути требовалось автоматизировать рабочий процесс по сделке сделав его четким и прозрачным от начала и до конца.
Реализация
Всю автоматизацию решили настроить на роботах.
При создании сделки ответственному менеджеру автоматически ставится задача на подготовку пакета документов. Для каждого документа создано соответствующее поле в карточке сделки.
После завершения задачи менеджером сделка с помощью триггера переходит на вторую стадию. На ней с помощью робота менеджеру ставится задача отправить клиенту ссылку на оплату счёта. При получении оплаты сделка передвигается на третью стадию.
Менеджеру приходит уведомление о том, что счёт оплачен, ставится задача назначить делопроизводителя в соответствующем поле карточки сделки.
Делопроизводителю поступает задача назначить инженера на сделку и внести его в соответствующее поле карточки сделки. После заполнения поля «Инженер» и завершения задачи сделка переносится роботом в следующую стадию.
Инженеру ставится задача о необходимости подготовить эскиз. Эскиз прикладывается в соответствующее поле карточки сделки. После создания эскиза и завершении предыдущей задачи менеджеру поступает задача согласовать эскиз с заказчиком.
Согласованный эскиз менеджеру нужно вложить в карточку сделки в соответствующее поле. При завершении задачи сделка автоматически роботом передвигается на следующий этап.
На следующей стадии инженеру ставится задача о необходимости прикрепить к задаче целый документ, делопроизводителю проверить этот документ и прикрепить к карточке сделки. Далее ответственному за сделку менеджеру поступает задача о согласовании документа с заказчиком. При закрытии задачи сделка переходит на следующий этап с помощью робота.
На новой стадии менеджеру поступает задача подписать с заказчиком закрывающие документы и прикрепить их в соответствующее поле сделки. Далее с помощью робота сделка переходит в статус успешной.
Вот так выглядят все роботы в воронке.
